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Principes généraux de fonctionnement

Comité de projet

   Un comité de projet sera mis sur pied pour chacun des projets proposés à notre association. Il est composé d’un ou plusieurs responsables de projet en fonction de la spécificité du projet présenté,d’un coordinateur de projet, de la secrétaire et du trésorier.Ce comité se réunira à chaque fois que l’un de ses membres le juge nécessaire pour le bon fonctionnement et le bon avancement du projet suivi par ce comité.

Les responsables de projets

   Ceux-ci sont les spécialistes qui auront en charge l’élaboration du « Cahier des Charges du projet » dans la matière où ils ont acquis par leurs études ou par leur parcours professionnel un niveau d’excellence.C’est sur eux que reposera principalement l’acceptation du projet et l’étude de sa faisabilité technique. Les responsables de projet ont en charge outre l’élaboration du « Cahier des Charges du projet », le suivi technique et financier du ou des projets qu’ils ont en charge. Pour ce faire, l’association s’engage à mettre à leur disposition tous les moyens pour qu’ils puissent mener à bien leur mission. Ils peuvent être les correspondants de notre association avec les responsables locaux de projets pour autant qu’une information interne soit faite au niveau du coordinateur de projets et du secrétariat de l’association.

Les responsables de projets locaux

Les responsables de projet locaux sont les représentants officiels de l’association sans but lucratif « ASAFRAN » dans leurs communauté, région ou pays et dans lesquels ils exercent normalement leurs fonctions. En tant que tels, ils prennent toutes les décisions qui leurs paraissent opportunes pour effectuer le choix d’un projet de développement.

Ils s’engagent, en collaboration directe avec le siège de notre association, à en concevoir le dossier argumenté sur les plans administratif et financier et de suivre tout projet initié par eux de la façon la plus efficiente, d’en effectuer le développement, le suivi et l’évaluation continue. Les responsables locaux seront en relation étroite avec le coordinateur de projet. Pour autant que coordinateur de projet en soit informé, les responsables de projets locaux peuvent être en relation directe avec les responsables de projets ayant en charge le dossier de développement.

Les coordinateurs de projets

Les coordinateurs de projets seront les interlocuteurs directs avec les responsables locaux de projets, le oules responsables de projets internes et les administrations régionales, nationales ou internationale subsidiantes.

Ils auront en charge la responsabilité administrative et financière, en collaboration étroite avec le secrétariat et la trésorerie, du ou des projets qu’ils suivent.

Assemblées générales des projets

   Outre les réunions de travail des comités de projets, il est prévu que l’ensemble des responsables de projets, les coordinateurs de projets, la secrétaire et le trésorier se réunissent une fois par trimestre pour faire le point et analyser l’ensemble des projets en cours. Ces réunions ont pour but la mise en commun des différentes expériences vécues au sein de chaque projet et de permettre à tous les membres, effectifs et adhérents, d’avoir une vision globale sur l’ensemble des projets suivis par l’association. Tout membre sympathisant peut assister aux assemblées générales des projets pour autant qu’il soit en règle de cotisation.

Déplacements

   Dans le cas où la spécificité, l’étude, le développement, le suivi ou l’évaluation du projet nécessiterait un déplacement à l’étranger, les frais de déplacement et de séjour occasionnés par celui-ci seraient pris en charge par l’association en fonction de ses disponibilités financières et des subsides obtenus pour ce projet.